芜湖职业技术学院学生处文件

院学[2015]07号

关于做好2015届毕业生档案整理、交接工作的通知

各二级学院：

为做好2015届毕业生档案整理、交接工作，规范档案整理标准，严格交接手续，减少差错，就有关事项通知如下：

一、档案整理。

1、档案基本材料有高考档案、学年小结（一、二年级各一份）、体检表（入学和毕业各一份）、学籍表一份、毕业生登记表一份和报到证白联。视个人情况，还有奖惩等材料。装档时，要保证材料的完整性，不要遗漏。

2、档案袋封面上的专业应用标准全称，各项材料要用大写注明件数。装档人要在档案目录右下角签字确认。

3、党员组织关系转移到县以上政府人事（劳动）部门所属的人才（劳动）服务机构党组织的，其党员档案与学生档案一并封装。党员组织关系转移到工作单位党组织和转移到本人或父母居住地的街道、乡镇党组织的，其党员档案单独封装并由本人自带。

二、档案交接。

1、学生档案原则上由学校统一寄送。

2、芜湖本市（不含四县）及人事代理的学生档案由学校统一送至芜湖市人才交流中心。各二级学院将上述档案整理后，填写《芜湖市档案交接清单》（附件一）一式两份，与档案一同交学生处。

3、就业报到证开到芜湖市以外的其他地市（含芜湖县、南陵县、繁昌县、无为县）的学生，档案由学校统一寄送，寄送地址必须和报到地址一致。各二级学院将上述档案整理后，填写《毕业生档案寄送清单》（附件二。请使用Excel表）一式两份，与档案一同交学生处。

4、附件二里档案编号的分配及具体格式如下：

机械工程学院编号：1-1, 1-2,…1-n； 电气工程学院编号：2-1, 2-2,…2-n

信息工程学院编号：3-1, 3-2,…3-n； 人文旅游学院编号：4-1, 4-2,…4-n

汽车工程学院编号：5-1, 5-2,…5-n； 建筑工程学院编号：6-1, 6-2,…6-n

国际经贸学院编号：7-1, 7-2,…7-n； 生物工程学院编号：8-1, 8-2,…8-n

材料工程学院编号：9-1, 9-2,…9-n； 园林工程学院编号：10-1, 10-2,…10-n

经济管理学院编号：11-1, 11-2,…11-n；艺术传媒学院编号：12-1, 12-2,…12-n

公共管理学院编号：13-1, 13-2,…13-n；应用外语学院编号：14-1, 14-2,…14-n

网络工程学院编号：15-1, 15-2,…15-n

5、学生档案通过邮政EMS寄送，地址联由学院统一打印。为避免出现错漏，请在装档时务必仔细核对无误后再将EMS信封封口，同时在信封上标记档案编号。交接时，按编号顺序整理好。

三、工作要求。

1、各二级学院要高度重视毕业生档案整理、交接工作。严格过程监控，防止出现差错。要做好装档、交接的相关记录，确保工作责任和档案去向的可追溯性。

2、所有邮寄档案请于7月6日前交学生处。相关附件同时报送纸质与电子文档。

3、学生处联系人：北校区，陈育荣，科技楼605室，电话：5775200；南校区，王亚鹏，行政楼407室，电话：5777117。

学生处

二〇一五年六月十二日

附件一：

芜湖职业技术学院 2015 届毕业生芜湖市档案交接清单

芜湖市（共××人）

××专业（××人）

××× ××× ××× ××× ××× ×× ×××

××专业（××人）

××× ××× ××× ××× ××× ×× ×××

××专业（××人）

××× ××× ××× ××× ××× ×× ×××

××专业（××人）

××× ××× ××× ××× ××× ×× ×××

×××学院档案总计×××（大写）份 （二级学院章）

移交人签名： 接收人签名：

交接日期： 年 月 日